Der große Überblick · DocuWare Platinum Partner
DocuWare: Das Dokumentenmanagementsystem im Überblick
Funktionen, KI, Einsatzbereiche, Schnittstellen, Cloud oder On-Premises und Einführung – alles Wichtige zu DocuWare auf einer Seite. Zusammengestellt von Bahe SmartWork, DocuWare Platinum Partner aus dem Großraum München.
Grundlagen
Was ist DocuWare?
DocuWare ist das führende Dokumentenmanagementsystem (DMS) für den Mittelstand im deutschsprachigen Raum. Es verbindet Content Management – das zentrale, rechtskonforme Archiv – mit Workflowmanagement: Nahezu alle Geschäftsprozesse lassen sich digital abbilden und automatisieren.
Ein DMS ist eine datenbankbasierte Software, die Dateien und E-Mails in Archiven speichert, ordnet und verarbeitet. Oft wird dafür auch der weiter gefasste Begriff ECM (Enterprise Content Management) verwendet.
DMS statt Ordnerablage
✗ Ordnerstrukturen: Dokumente schwer auffindbar, nicht durchsuchbar, unbemerkt änderbar
✓ DocuWare: Volltextsuche über Ordnergrenzen hinweg
✓ Änderungshistorie – Originale bleiben erhalten
✓ Automatische Löschregeln nach GoBD und DSGVO
Funktionen
Was DocuWare kann: Funktionen im Überblick
Vom Posteingang bis zur Archivierung deckt DocuWare den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente ab.
Erfassen
Alle Eingangskanäle
Dokumente per Post, E-Mail, PDF oder online erfassen – z. B. mit Connect to Mail, DocuWare Import oder DocuWare Printer.
Indexieren
Automatisch verschlagwortet
Daten werden aus Dokumenten ausgelesen und als Indexwerte übernommen – manuelles Abtippen entfällt.
Archivieren
Rechtskonform & revisionssicher
Archivierung nach deutschen und europäischen Vorgaben wie GoBD und DSGVO – mit Änderungshistorie.
Finden
Volltextsuche
Alle Dokumente sofort auffindbar – über Ordnergrenzen hinweg und nach beliebigen Kriterien.
Automatisieren
Workflows & Aufgaben
Rechnungsprüfung, Freigaben, Dublettenprüfung: Zuständige werden über offene Aufgaben benachrichtigt, jeder Schritt wird lückenlos dokumentiert.
Mobil
Überall im Browser
Standortunabhängiger Zugriff am PC, Notebook, Smartphone oder Tablet – auch Webformulare lassen sich direkt verarbeiten.
Künstliche Intelligenz
KI in DocuWare – vertraulich bleibt vertraulich
Bahe SmartWork und DocuWare sind führend in der Integration von künstlicher Intelligenz im Dokumentenmanagement.
IDP
Intelligent Document Processing
OCR, Machine Learning und Natural Language Processing erfassen, klassifizieren und extrahieren Daten aus Rechnungen, Verträgen oder Lieferscheinen – selbst bei unebenen oder eingescannten Belegen.
Metadaten
Automatisierte Metadaten & Ablage
Das System erkennt Inhalte selbstständig, vergibt Schlagworte und schlägt den richtigen Speicherort vor.
RAG
Chat mit Dokumenten
Über Retrieval-Augmented Generation (RAG) stellen Sie Fragen in natürlicher Sprache und erhalten in Sekundenschnelle präzise Antworten aus internen Dokumenten – ohne Halluzinationen.
DSGVO
Compliance & DSGVO
KI unterstützt bei der Erkennung sensibler personenbezogener Daten, sorgt für revisionssichere Archivierung und überwacht Fristen.
Einsatzbereiche
DocuWare in jeder Abteilung
Ob Buchhaltung, Logistik oder Vertrieb: Mit DocuWare stehen die richtigen Dokumente und Daten dort bereit, wo sie gebraucht werden.
Buchhaltung
Automatisierte Rechnungserfassung mit Buchungsvorschlag und Übergabe ins Buchungssystem spart bis zu 95 % des Erfassungsaufwands – für Debitoren und Kreditoren, mit Volltextsuche, gesicherten Skontoerlösen und schnelleren Zahlungseingängen.
Logistik
Von der automatisierten Auftragserfassung über Frachtbriefe und Track-&-Trace-Informationen bis zur Schadensabwicklung – alle auftragsbezogenen Dokumente und Daten in einem System.
Vertrieb
Bestellungen, gültige Preislisten, Prospekte, Kundenmails, Verträge und Rechnungen auf Knopfdruck – für schnelle, präzise Antworten auf Kundenanfragen.
Qualitätssicherung
Zeichnungen, Arbeitsanweisungen, Stücklisten und Datenblätter immer aktuell am Arbeitsplatz – für kostengünstige, schnelle und fehlerfreie Fertigung.
Einkauf
Purchase-to-Pay: von Bedarfsmeldung und -freigabe über Anfragen, Angebote und Korrespondenz bis zu Verträgen, Lieferdokumenten und Rechnungen.
Projektmanagement
Projektmappen für Aufträge, Phasen- und Kapazitätsplanungen, Statusberichte und Evaluationen – schnell wiederauffindbar.
Weitere Lösungen auf Basis von DocuWare
Postverarbeitung
Document Lifecycle Management
PatOrg für IP-Kanzleien
Alle Lösungen
Integration
Schnittstellen: DocuWare mit Ihrer Software verbinden
Wir zeigen Ihnen, wie einfach und flexibel sich DocuWare in Ihre führenden Systeme integrieren lässt – vom Standard-Konnektor bis zur individuellen Programmierung.
Konfigurieren
Schritt für Schritt einrichten
Smart Connect, iPaaS-Konnektoren (Cloud), Connect to Mail, Autoindex, DocuWare Printer und DocuWare Import – ohne Programmierung.
Programmieren
Individuell anbinden
Platform Service (REST-basierte Schnittstelle), URL-Integration und Webhooks für maßgeschneiderte Integrationen.
BAHE-Konnektoren
Spezialmodule
BAHE DATEV Connect (inkl. DUO), PatOrg, EPA/DPMA, Outlook, Teams, SAP, Sage2DocuWare und BauSU.
Weitere Integrationen: CAS genesisWorld · Workday · COOR · Shopify, Salesforce, Jira, Slack u. v. m. über iPaaS
Betriebsmodelle
Cloud oder On-Premises?
DocuWare gibt es als Cloudlösung und für den Betrieb auf eigenen Servern – wir beraten Sie, welches Modell zu Ihnen passt.
Cloud
DocuWare Cloud
✓ Kostengünstige Cloudlösung in Vollversion – echte SaaS
✓ Keine Lizenzgebühren im klassischen Sinne
✓ 6-fach georedundante Sicherung, SOC2-Klassifizierung, AES-Verschlüsselung
✓ iPaaS-Konnektoren für Cloud-Anwendungen
On-Premises
DocuWare auf eigenen Servern
✓ Betrieb in Ihrer IT-Landschaft
✓ Preis abhängig von Modulen und Nutzerzahl
✓ Bearbeitung ebenfalls bequem im Browser
✓ Migration bestehender Archive und Verzeichnisse möglich
Der Vergleich
Was unterscheidet DocuWare von anderen DMS?
DocuWare & Bahe SmartWork
✓ Intuitive Ablage, Suche und Verarbeitung – über Ordnergrenzen hinweg
✓ Hunderte Schnittstellen / APIs – zukunftsfähige Technologien integriert
✓ Top-Support ohne Wartezeiten durch Bahe SmartWork
✓ Kostengünstige Cloudlösung in Vollversion
✓ Leicht zu bedienende Benutzeroberfläche
✓ Marktführer mit über 20 % Wachstum jährlich – konsequenter Ausbau mit KI
Wettbewerb
✗ Suche oft in altertümlichen Ordnerstrukturen
✗ Viele Integrationen nur über teure Schnittstellen
✗ Ticketsysteme und langwierige Supportanfragen
✗ Meist nur gehostete On-Premises-Lösungen – keine echte SaaS
✗ Unübersichtliche Menüs
✗ Geringe finanzielle Ressourcen für Produktentwicklung
Einführung
So führen Sie DocuWare mit Bahe SmartWork ein
Sie brauchen keine IT-Kenntnisse – unsere Experten übernehmen die Einrichtung, damit Sie sofort profitieren.
01
Anfrage
Telefonisch, per Mail oder über das Anfrageformular – schildern Sie uns Ihre Wünsche.
02
Erstgespräch
Wir erfassen Ihre Anforderungen und Fragen.
03
Live-Demo
Wir zeigen Ihnen DocuWare live – vor Ort oder online.
04
Workshop
Analyse von Dokumentenarten, Workflows und Berechtigungen und Planung der Implementierung.
05
Einrichtung
Implementierung nach Ihren Vorgaben in Ihre bestehende IT-Landschaft.
06
Betreuung
Support und Consulting bleiben für Sie da – weitere Prozesse digitalisieren wir gemeinsam.
Vorab selbst ausprobieren: kostenlose DocuWare-Produkttour →
Partner & Referenzen
Bahe SmartWork – DocuWare Platinum Partner
Der Platinum-Status ist der höchstmögliche Partnerstatus bei DocuWare. Er steht für ein hohes Maß an Kompetenz und langjährig höchste Kundenzufriedenheit bei Dienstleistung und Support. Profitieren Sie von unserer Erfahrung aus Projekten in unterschiedlichsten Branchen.
Einige unserer Kunden
FAQ
Häufige Fragen zu DocuWare
Was ist der Unterschied zwischen DMS und ECM?
DMS steht für Dokumentenmanagementsystem. ECM (Enterprise Content Management) ist der weiter gefasste Begriff und wird oft synonym verwendet.
Für wen eignet sich DocuWare?
Ursprünglich ersetzten DMS vor allem Papierarchive. Heute sind sie die zentrale Datendrehscheibe im Unternehmen – dank einfacher Integration und günstiger Cloudangebote gerade auch für kleine und mittlere Unternehmen.
Was kostet DocuWare?
Die Kosten hängen u. a. von der Nutzerzahl und der Komplexität der Integration ab. In der Cloud fallen keine klassischen Lizenzgebühren an, On-Premises richtet sich der Preis nach Modulen und Nutzern. Wir erstellen Ihnen gern ein individuelles Angebot.
Kann ich DocuWare mit meiner bestehenden Software verbinden?
Ja. Bahe SmartWork bietet Schnittstellen zu nahezu jedem System – von Standards wie DATEV bis zu Branchenlösungen. Sprechen Sie uns an.
Brauche ich IT-Kenntnisse für die Einrichtung?
Nein. Unsere Experten übernehmen die Implementierung, damit Sie sofort profitieren.
Ersetzt ein DMS Mitarbeiter?
Nein. Ziel ist, Mitarbeiter für wichtigere Aufgaben freizuspielen – das reduziert Stress und Fehler.
Nächster Schritt
DocuWare in Ihrem Unternehmen – wir beraten Sie gern
Kostenlos und unverbindlich – wir zeigen Ihnen, was DocuWare für Sie leisten kann.