Bahe SmartWork Dokumentenmanagement

Warum Dokumentenmanagement mit Bahe Smartwork? Beratung, Service und Umsetzung – aus einer Hand! Unser junges Team von Informatikern und Wirtschaftsingenieuren hat die Kompetenz und Erfahrung für die Umsetzung Ihrer Anforderungen. Technisch auf dem aktuellen Stand, dabei immer aus der Sicht unserer Kunden denkend, schnell und günstige Lösungen bietend: Kompetent, zuverlässig, freundlich. Dafür stehen wir!

Kosten senken – Prozesse verbessern – Compliance einhalten

Kostensenkung kann man mit den Lösungen von Bahe SmartWork auf vielen Wegen erreichen. Neben den klassischen Kosten wie Raumkosten (Archive), Druckkosten und Personalkosten können wir aber auch die gerne vernachlässigten Opportunitätskosten deutlich senken. Die Motivation der Mitarbeiter steigt – lästige Routineaufgaben entfallen; somit kann man im Zeitalter des Fachkräftemangels den Professionals mehr Kapazitäten für spannendere Aufgaben verschaffen.

Einzigartig wie Ihr Unternehmen

Egal, wie groß Ihr Unternehmen ist und in welcher Branche Sie tätig sind, wir finden die passende Lösung. Unser Kundenstamm reicht von kleinen und mittelständischen Betrieben bis hin zu Großbetrieben (500+ Angestellte) und Aktiengesellschaften. Unsere Erfahrungen im Bereich der Digitalisierung, Dokumentenmanagement und Geschäftsprozessen beziehen sich auf eine Vielzahl von Branchen und Anwendungsfällen. Egal, ob Sie eine einfache Lösung zur Rechnungsfreigabe oder eine komplexe Lösung für Logistikprozesse suchen – Unsere Lösungen sind so individuell wie Ihr Unternehmen!

Dokumentenmanagement-Digitalisierung-Docuware-Bahe

Dokumentenmanagement mit DocuWare

Machen sie Ihr Unternehmen papierlos. Oder zumindest papierarm
Arbeitsabläufe automatisieren: entlasten Sie Mitarbeiterteams von manuellen Aufgaben und stärken Sie die Motivation Ihrer Mitarbeiter
Mobile Anwendungen: Produktiv arbeiten – jederzeit, im Büro, unterwegs, im Homeoffice – unsere Lösungen machen Sie unabhängig
Plattformunabhängig auf jedem Betriebssystem und Gerät
Compliance Informationsmanagement zum Schutz sensibler Daten
reduzieren Sie Kosten: Bahe SmartWork gewährleistet einen schnellen ROI

Bahe SmartWork – Ihr starker Partner im Dokumentenmanagement

Bahe SmartWork ist DocuWare Platinum Partner und Customer Service Champion. Bei einem DocuWare Platinum Partner handelt es sich um den höchstmöglichen Partnerstatus. Diese Auszeichnungen garantieren höchster Kompetenz und langjährig höchster Kundenzufriedenheit..

DW Partner CustomerServiceChampion 2024 RGB

Weitere Vorteile von Bahe SmartWork & DocuWare

Schutz sensibler Daten

Bahe SmartWork bietet strategische Lösungen zum Schutz Ihrer sensiblen Daten und Dokumente. 6 fach georedundante Sicherung, SOC2 Klassifizierung und AES Verschlüsselung sind nur einige der Standards, mit denen unsere Lösungen Ihre Daten sichern.

Integration bestehender Software

Bahe SmartWork hat Lösungen zur Integration von Programmen wie DATEV, PatOrg, DATEV Unternehmen Online, Diamant, COOR, CAS Genesys u.v.m. entwickelt. Bitte lassen Sie sich von uns zu möglichen Integrationen in Ihre vorhandene Software beraten!

Docuware Schnittstellen

Die Betriebsprüfung kann kommen!

Keine Angst mehr vor der nächsten Betriebsprüfung. Mit DocuWare können Sie eine rechtskonforme Archivierung nach den Standards der GoBD und DSGVO umsetzen. Damit sind sie auf der sicheren Seite!

(fast) grenzenlose Möglichkeiten

Bahe SmartWork ermöglicht Ihnen den optimalen Einstieg in die digitale Dokumentenverarbeitung. Wir automatisieren Ihre Geschäftsprozesse und verschaffen Ihnen den vollen Überblick über Ihre Daten – systemübergreifend, vollständig verknüpft in Ihre bestehenden IT-Systeme und mit Integration in gängige Anwendungen, z. B. Datev, SAP, Microsoft Dynamics 365 uvm. Als technische Basis verwenden wir die Software DocuWare, welche sich in den letzten Jahren als State-of-the-Art Dokumentenmanagement-Lösung weltweit etablieren konnte.

Gesetzliche Vorschriften, Datenschutz & Vorteile

Ein Dokumentenmanagement ermöglicht die Archivierung nach den geltenden Vorschriften (z. B. GoBD, DSGVO). Die Verbesserung und Automatisierung betrieblicher Prozesse steigert Ihre Rentabilität. Das mobile Arbeiten wird erleichtert, realisieren Sie Platzersparnis durch den Wegfall physischer Archive. Steigern Sie die Motivation der Mitarbeiter durch schnelle Zugriffe und stark vereinfachte Prozesse. Mit den starken Suchoptionen finden Sie alle Informationen sofort. Der Aufwand für die Einführung eines Dokumentenmanagements wird mit einem dauerhaften Gewinn an Arbeitszeit und Zufriedenheit der Mitarbeiter belohnt. Gerne zeigen wir Ihnen, wie schnell sich der Aufwand amortisiert.

Wir geben alles für unsere Kunden!

zufriedene Kunden bei Bahe SmartWork

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Wie läuft die Einführung eines DMS mit Bahe SmartWork ab?

1. Anfrage

Nehmen Sie Kontakt auf: telefonisch, per Mail,über unser Anfrageformular. Lassen Sie uns Informationen über Ihre Wünsche und Problemstellungen zukommen.

2. Erstgespräch

Wir vereinbaren einen ersten Gesprächstermin und erfassen Ihr Wünsche und Fragen ein.

3. Live Demo Präsentation

Wir vereinbaren einen Präsentationstermin und zeigen Ihnen die Software live.
Vor Ort oder online – damit Sie sich einen ehrlichen Eindruck verschaffen können.

4. Workshop

Nach der Beauftragung erfolgt die Analyse der Dokumentenarten, Workflows und Berechtigungen, welche wir im DMS abbilden werden. Dieser Termin kann virtuell oder vor Ort stattfinden. Dabei werden die Implementierung und alle weiteren Schritte ausführlich mit Ihnen besprochen.

5. Einrichtung in Ihrem Unternehmen

Ihr DocuWare Berater Implementiert die Software zusammen mit unseren Entwicklern nach den mit Ihnen Abgesprochenen Vorgaben und Anforderungen in Ihrer bereits bestehenden IT Landschaft.

6. Abschluss & Zukunft

Sie haben den ersten Schritt in die digitale Zukunft geschafft. Unser Support und Consulting ist auch nach der Implementierung für Sie da. Später können wir auch weitere Prozesse mit Ihnen gemeinsam digitalisieren.

Häufig gestellte Fragen / FAQ

Was ist „Digitales Dokumentenmanagement“?

Dokumentenmanagementsysteme sind datenbankbasierende Softwarelösungen.
Grundlage eines jeden DMS sind ein oder mehrere Archive. In diesen werden nicht nur Schriftstücke, sondern Dateien aller Art (bei DocuWare ca. 400 verschieden Formate) und auch E-Mails gespeichert, organisiert und weiterverarbeitet.

Was heißt DMS oder ECM?

DMS bedeutet Dokumentenmanagementsystem und ECM bedeutet Enterprise Content Management. Ein ECM kann noch etwas umfangreicher sein als ein DMS, aber grundsätzlich hat es eine gleiche bzw. ähnliche Bedeutung und wird umgangssprachlich auch synonym verwendet.

Wer benötigt ein DMS?

Ursprünglich haben DMS – Systeme wie DocuWare papierbasierende Archive ersetzt und damit massive Kosteneinsparungen ermöglicht. Mit den Möglichkeiten von DocuWare wird das Dokumentenmanagement als ein zentrales Element der Datenverarbeitung immer wichtiger. Workflows und Schnittstellen erlauben die Verknüpfung von Informationen und Aufgaben zwischen unabhängigen Systemen, wie z. B. ERPs und CRM. Durch diese Möglichkeiten ist das digitale Dokumentenmanagement gerade auch für kleinere und mittelständige Unternehmen interessant. Durch die einfache Integration und die kostengünstige Cloudvariante ist ein schneller Return – on – invest (ROI) gewährleistet.

Welche Vorteile bietet ein DMS ?

Neben den klassischen Einsparpotentialen (Papierkosten, Archivkosten) vor allem mehr Produktivität, weniger Suchaufwand, Compliance und Sicherheit. Diese Kosten sind klassische Opportunitätskosten.

Was kostet ein DMS?

Die Kosten sind von verschiedenen Faktoren abhängig, wie z. B. Useranzahl oder die Komplexität der Integrationen.

DocuWare ist Pionier der cloudbasierten DMS-Systeme und bietet ein sehr einfaches Lizenzmodell an.
Selbstverständlich gibt es DocuWare aber auch als modulare serverbasierte Lösung (on-prem)

Die Kosten sind abhängig von folgenden Faktoren:
Wird das System in der Cloud betrieben (SaaS – Software as a Service), entfallen teure Lizenzkosten – somit ist DocuWare speziell für KMUs mit kleinerem IT – Budget hervorragend geeignet. Darüber hinaus sind die Kosten für Backup, Update- und Upgrade sowie Firewall bereits enthalten.
Die Kosten für ein Cloud – System sind lediglich abhängig von der Useranzahl und dem Speicherbedarf.

Zur Reduzierung der Implementierungskosten bietet Bahe Smartwork eine stetig wachsende Anzahl von Best – Practise Lösungen an.
Alternativ als serverbasierendes System hängen die Kosten von den erforderlichen Modulen und der Anzahl der User ab.
Gerne informieren wir Sie über die Konditionen – lassen Sie sich von den günstigen Möglichkeiten überzeugen
Hier unverbindlich anfragen

Welche Schnittstellen gibt es?

Bahe SmartWork biete Schnittstellen zu fast jedem anderen System an, neben vielen Standardschnittstellen (z. B. DATEV) auch zu speziellen Branchenlösungen. Bitte sprechen Sie uns an!

Ersetzt ein DMS Mitarbeiter?

Nein, und das ist auch gar nicht das Ziel eines DMS. Ganz im Gegenteil! Ihre Mitarbeiter haben wieder mehr Zeit für wichtigere Tätigkeiten und sind weniger gestresst und machen dadurch weniger Fehler in Ihren eigentlichen Tätigkeiten.

Wodurch unterscheidet sich das Dokumentenmanagement (DMS) vom herkömmlichen Ablagesystem?

Herkömmliche Verzeichnissysteme sind meistens ordnerbasierend und haben folgende Nachteile:
Dokumente sind nach der Ablage nur dann auffindbar, wenn der Suchende weiß, in welchem Ordner das Dokument abgelegt ist.

Die Inhalte der Dokumente und Dateien sind nicht durchsuchbar (z. B. nach Artikelnummern, Fachbegriffen)
Die Dokumente können gelöscht oder verändert werden, ohne dass dies nachvollziehbar ist (Stichwort: Compliance). In DocuWare sind Änderungen nachvollziehbar, die Ursprungsdokumente bleiben erhalten.

Löschungen können nicht automatisiert werden (Compliance, Aufbewahrungsfristen). Im Dokumentenmanagement lassen sich diese Vorgänge nach Ihren Vorgaben automatisieren.
Dokumente an unterschiedliche Ablageorten können nicht ohne weiteres gefunden und zusammengestellt werden (Stichwort: Datensilos)

Zusammengefasst:
Bahe SmartWork bietet mit DocuWare die Lösung für alle oben genannten Probleme – und noch viel mehr: Hier finden Sie einen Teil unserer Lösungen.

Welche Verarbeitungsmöglichkeiten für Dateien gibt es?

In diesem Punkt trennt sich die Spreu vom Weizen.
Die verschiedenen DMS am Markt bieten unterschiedliche Leistungsmerkmale: Angefangen von reinen Archivlösungen bis hin zu Verarbeitung von komplexen Workflows. DocuWare kann als ein marktführender Anbieter selbstverständlich hochkomplexe Anforderungen abbilden bei gleichzeitig sehr guter Anwenderfreundlichkeit in der Bedienung.
Viele Prozesse finden auch im Hintergrund statt, so dass die Nutzer eine echte Erleichterung im Arbeitsalltag erfahren.

DocuWare ermöglicht:
Verteilung und Überwachung von Aufgaben (z. B. Rechnungsprüfungen, Rechnungsfreigaben, Fristen, etc.)
Automatische Erkennung und Verarbeitung der Inhalte von Dokumenten, beispielsweise Auslesen von Tabellen, Rechnungsdaten mit Hilfe von KI
Export und Austausch von Daten (bspw. Power BI, DATEV, SAP, Make.com oder ERP-Systeme)
Erstellung und Export von Buchungsdaten oder Zahlungsdaten
Erstellung von Dokumenten über Webformulare (z. B. Urlaubsanträge, Einkaufsanforderungen) – und vieles mehr: Lösungen.

Jörg Raabe

Ihr Ansprechpartner

Geht nicht gibt´s (fast) nicht – es muss einfach zu bedienen sein. Fragen, zuhören und verstehen – unter diesem Motto setzt Jörg Raabe seit vielen Jahren Digitalisierungsprojekte im Mittelstand um. Jörg Raabe berät Sie gerne rund um das Thema Dokumentenmanagement und zeigt Ihnen mögliche potentiale für Ihr Unternhemen.

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