DocuWare und Künstliche Intelligenz: Die Zukunft der Dokumentenverarbeitung im DMS
In der heutigen digitalen Welt spielt die künstliche Intelligenz (KI) eine entscheidende Rolle in der Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Besonders im Bereich der Dokumentenverarbeitung bietet KI enorme Vorteile. DocuWare hat seine Dokumentenmanagement-Plattform mit modernsten IDP-Technologien erweitert, um Unternehmen eine möglichst nahtlose Dokumentenverarbeitung zu ermöglichen. Ein entscheidender Meilenstein war die Integration der KI-Technologien des Start-ups natif.ai, das sich auf maschinelles Lernen und Dokumentenintelligenz spezialisiert hat. Mit DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) steht Unternehmen eine leistungsfähige Lösung zur Verfügung, die den gesamten Dokumentenworkflow effizienter, schneller und fehlerfreier gestaltet.
Was ist DocuWare IDP?
DocuWare IDP ist eine KI-gestützte Lösung zur intelligenten Dokumentenverarbeitung, die mit modernsten Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) und HTR (Handwriting Recognition) arbeitet. Durch diese Methoden werden Informationen aus Dokumenten automatisiert extrahiert, klassifiziert und in bestehende Workflows integriert. Unternehmen sparen dadurch Zeit, vermeiden Fehler und verbessern die Nachvollziehbarkeit ihrer Dokumentenprozesse.
Die Vorteile von KI in der Dokumentenverarbeitung
Mit DocuWare IDP profitieren Unternehmen von zahlreichen Vorteilen:
- Automatische Dokumentenklassifizierung: KI erkennt und kategorisiert Dokumente automatisch, egal ob Rechnungen, Verträge oder Formulare.
- Effiziente Datenextraktion: Informationen werden präzise aus Dokumenten ausgelesen, selbst wenn sie handschriftlich oder schlecht lesbar sind.
- Aufteilen von Dokumentenstapeln: Teilen Sie Stapelscans automatisch in separate Dokumente und gewährleisten die konsistente Weiterverarbeitung der einzelnen PDFs in unternehmensweiten Workflows.
- Speicherplatz sparen: Durch das Zuschneiden werden die Größen von Dokumenten aus verschiedenen Quellen standardisiert, was eine konsistente und optimierte Verarbeitung gewährleistet.
- Zeiteinsparung: Durch die Automatisierung entfällt das manuelle Sortieren und Erfassen von Dokumenten.
- Fehlerminimierung: Menschliche Fehler werden reduziert, was zu einer höheren Genauigkeit führt.
- Flexibilität: DocuWare IDP kann als eigenständige Lösung oder in bestehende Systeme integriert werden.
DocuWare IDP in der Praxis – Anwendungsfälle
1. Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Eingehende Rechnungen werden von DocuWare IDP erfasst, relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum automatisch extrahiert und in den Finanzworkflow integriert. Dadurch verkürzt sich die Bearbeitungszeit erheblich und Skontofristen können besser genutzt werden.
2. Vertragsmanagement
Juristische Dokumente enthalten oft komplexe Informationen. Mit KI-gestützter Analyse identifiziert DocuWare IDP automatisch Vertragsrisiken, Zahlungsbedingungen und relevante Klauseln. Dadurch können Unternehmen schneller fundierte Entscheidungen treffen.
3. Schadensmeldungen in der Versicherungsbranche
Versicherungsunternehmen profitieren von der automatisierten Erfassung und Analyse von Schadensmeldungen. KI erfasst relevante Informationen, ermöglicht eine schnellere Bearbeitung und erhöht die Kundenzufriedenheit.
4. Digitaler Posteingang
Unternehmen, die ihren Posteingang digitalisieren, können mit DocuWare IDP Dokumente automatisch erfassen, zuordnen und an die richtigen Abteilungen weiterleiten. Dies spart wertvolle Zeit und verbessert den Workflow.
Wie funktioniert DocuWare IDP?
DocuWare IDP basiert auf trainierbaren KI-Modellen, die sich stetig verbessern. Unternehmen haben die Wahl zwischen:
- Vorkonfigurierten Modellen: Sofort einsatzbereit und optimal für Standardprozesse.
- Anpassbaren Modellen: Lassen sich an spezifische Anforderungen anpassen.
- Eigenen Modellen: Unternehmen können eigene KI-Modelle trainieren und optimieren.
Die Kombination aus OCR, HTR und Machine Learning sorgt dafür, dass auch unstrukturierte Dokumente verarbeitet werden können. Handschriftliche Notizen, Tabellen oder mehrseitige Dokumente stellen kein Problem dar.
Warum DocuWare IDP?
DocuWare IDP unterscheidet sich von herkömmlichen Dokumentenmanagementsystemen durch:
- Höhere Automatisierungsraten: KI lernt kontinuierlich dazu und optimiert Prozesse.
- Geringere manuelle Eingriffe: Mitarbeiter werden von zeitraubenden Routineaufgaben entlastet.
- Flexibilität in der Integration: Die Lösung funktioniert sowohl eigenständig als auch in Kombination mit DocuWare oder anderen Systemen.
Zukunftsausblick: Wie KI die Dokumentenverarbeitung weiter revolutioniert
Die Kombination aus KI und Dokumentenmanagement schafft neue Möglichkeiten für Unternehmen, ihre Prozesse effizienter zu gestalten. DocuWare IDP revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen mit Dokumenten arbeiten – schneller, genauer und kosteneffizienter.
Die Entwicklung von IDP und KI in der Dokumentenverarbeitung steckt noch in den Anfängen. Zukünftig können noch leistungsfähigere Algorithmen dazu beitragen, Dokumente nicht nur zu analysieren, sondern auch kontextbezogen zu verstehen. Beispielsweise könnte KI in Zukunft:
- Automatische Antworten auf Kundenanfragen generieren, indem sie Inhalte analysiert und passende Vorlagen vorschlägt.
- Intelligente Prognosen treffen, indem sie Dokumenteninhalte auswertet und Trends erkennt.
- Sprachverarbeitung nutzen, um gesprochene Inhalte in Dokumente umzuwandeln.
Mit diesen Entwicklungen wird die Dokumentenverwaltung noch smarter, effizienter und intuitiver.
Nutzen auch Sie die Vorteile der KI und bringen Ihre Dokumentenprozesse mit DocuWare IDP auf das nächste Level!
Jörg Raabe
Ihr AnsprechpartnerGeht nicht gibt´s (fast) nicht – es muss einfach zu bedienen sein. Fragen, zuhören und verstehen – unter diesem Motto setzt Jörg Raabe seit vielen Jahren Digitalisierungsprojekte im Mittelstand um. Jörg Raabe berät Sie gerne rund um das Thema Dokumentenmanagement und zeigt Ihnen mögliche potentiale für Ihr Unternhemen.