Digitale Postverarbeitung
Digitalisieren Sie Ihre Eingangspost und verarbeiten Sie diese mit unseren Lösungen für digitale Postverarbeitung. Auch im Zeitalter der Digitalisierung spielt die Briefpost bei manchen Unternehmen (vor allem im B2C Bereich) immer noch eine wichtige Rolle. Meistens wird die Post manuell gestapelt und zugeteilt und oft noch in Papierform verarbeitet. BAHE realisiert Lösungen rund um die Eingangspost – vom Scan der Dokumente über die Verteilung an interne und externe Abteilungen und Dienstleister bis hin zu Freigaben. Inklusive Archivierung im DMS und ggf. Übergabe an andere Systeme. Einschließlich E-Mails.
Mit unseren Lösungen für digitale Postverarbeitung lässt sich Ihre Post automatisch:
- sortieren
- klassifizieren
- verteilen
- bearbeiten
- archivieren
- recherchieren
Dabei werden die zu verarbeitenden Dokumente automatisch erkannt, ausgelesen und weitergeleitet. Die korrekte Aufbewahrung und automatisierte Löschung nach den gesetzlichen Vorgaben (GoBD) für geschäftliche Dokumente und gemäß DSGVO ist gewährleistet. Eine wichtige Funktion der digitalen Postverarbeitung ist die nachvollziehbare Verteilung der Dokumente in Verbindung mit Aufgaben. Die Lösungen zur digitalen Postverarbeitung von Bahe SmartWork bietet Ihnen einen großen Funktionsumfang, um Ihre eingehenden Dokumente sinnvoll weiterzuverarbeiten und auffindbar zu machen. Dabei ist es gleich, auf welchem Weg Ihre Eingangspost den Weg in Ihr Haus findet (Brief, Email). Wir haben die passende Lösung für Ihr Unternehmen im Bereich der digitalen Postverarbeitung.
Reduzieren Sie manuelle Verarbeitungen bei großen Mengen von Post und E-Mails. Sparen Sie Zeit und Kosten
Die digitale Postverarbeitung mit DocuWare ermöglicht die automatisierte Verarbeitung eingehender Briefpost und E-Mails.
Mit DocuWare realisiert Bahe die digitale Postverarbeitung. Dabei werden auch unstrukturierte Dokumente den passenden Prozessen zugeordnet – auch durch Einsatz der KI (künstlichen Intelligenz).
Einsatzgebiete sind beispielsweise Unternehmen im B2C Bereich, bei denen die Kundenkommunikation oft noch klassisch papierlastig ist. Einer der wichtigsten Vorteile einer digitalen Postverarbeitung mit DocuWare sind massive Einsparungen an personellem Aufwand. Papierdokumente müssen nicht mehr manuell gescannt, erfasst und verarbeitet werden, sondern können teil- oder vollautomatisch ausgelesen und indexiert werden. Anschließend werden die Dokumente an die internen und externen Abteilungen, Systeme und Dienstleister weitergeleitet
DocuWare ermöglicht eine abteilungsübergreifende und verbesserte Zugänglichkeit und Suchbarkeit der Poststücke und E-Mails. Die Eingangspost lässt sich den passenden Dokumenten (Auftrag, Lieferschein, Vertrag etc.) automatisch zuordnen. Darüber hinaus können Dokumente nach Schlüsselwörtern oder bestimmten Merkmalen durchsucht werden, was die Suche nach Informationen beschleunigt.
Die digitale Postverarbeitung ermöglicht die Einhaltung auch strengster Compliance – Regeln. Papierdokumente können verloren gehen oder gestohlen werden, was zu Datenverlusten führen kann. Mit DocuWare werden Dokumente digital gespeichert und können mit Zugriffskontrollen und Verschlüsselung geschützt werden, um einen sicheren Zugang zu gewährleisten.
Die Stärken von DocuWare sind die Extraktion von Daten aus Dokumenten und die Workflows, mit denen sich auch komplexe Anforderungen umsetzen lassen. Hinterlegen Sie Regeln, Aufgaben und Fristen in Ihrer Postverarbeitung.
Die digitale Postverarbeitung mit DocuWare lässt sich in ERP Systeme, CRM Systeme und Buchhaltungssysteme (z. B. DATEV) integrieren. Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie.
digitale Postverarbeitung mit DocuWare
DocuWare ist das optimale Tool, um dokumentenbasierte Prozesse in Ihrem Unternehmen digital abzubilden. Es bietet verschiedenste Möglichkeiten, Daten und Inhalte aus verschiedensten Quellen zu erfassen. Unabhängig davon ob Ihre Dokumente per Post, E-Mail, PDF oder Online bei Ihnen eingehen. Egal um welche Dokumente es sich handelt, DocuWare kann diese rechtskonform und leicht auffindbar für Sie archivieren und verarbeiten. Den Zugriff auf Ihre Daten ermöglicht Ihnen das DMS jederzeit und intuitiv über Ihren Browser – auch über Ihr mobiles Endgerät.
DocuWare ermöglicht Ihnen darüber hinaus einen standortunabhängigen Zugriff auf all Ihre geschäftlichen Dokumente. Zudem lassen sich beinahe alle Geschäftsprozesse und Workflows abbilden, welche in der Regel Papier- oder Mail-basiert durchgeführt werden.
So lassen sich zum Beispiel Rechnungsprüfung, Postverarbeitung, Dubletten Prüfung oder die Erfassung und Übermittlung von Formularen vollständig abbilden. Entsprechend zuständige Mitarbeiter werden über offene Aufgaben (z.B. Rechnungsprüfung) benachrichtigt und können diese in einer Cloud oder über lokale Server in einem Browser-Fenster bearbeiten. DocuWare bietet dabei eine lückenlose Dokumentation aller Schritte, Aufgaben und Einträge die an Dokumenten vorgenommen werden.
Bei Fragen, besuchen Sie gerne auch unsere FAQ Seite, wo wir bereits auf einige Fragen kurz eingehen.