Workday Dokumentenmanagement
Workday DocuWare Schnittstelle: Dokumentenmanagement mit DocuWare Cloud
Workday DocuWare API: BAHE SmartWork bietet eine starke Schnittstelle zwischen Workday und der DocuWare Cloud. Mit unserer API machen wir Workday zu einem DSGVO – konformen System. Halten Sie alle erforderlichen Personaldokumente rechts- und revisionssicher vor. Durch die Ergänzung mit dem Dokumentenmanagement haben Sie digitale Personalakten und ein DSGVO- und GoBD-konformes HR Archiv inklusive Aufbewahrungsfristen, revisionssicherer Archivierung und Löschkonzepten. So werden HR-Prozesse, Dokumente und Compliance-Anforderungen in einem klaren digitalen Ablauf zusammengeführt.
HR Archiv
DSGVO- und GoBD-konformes Archiv mit klarer Ablage-, Fristen- und Löschlogik.
DocuWare Cloud
Personaldokumente strukturiert ablegen, suchen, versionieren und sicher bereitstellen.
Workday-Kontext
HR-Kontexte mit Dokumenten, Akten und Prozessen praxisnah verbinden.
Workday DocuWare Schnittstelle: Dokumente sicher im Griff
Workday ist ein US-amerikanischer Anbieter. Jede Speicherung personenbezogener Personaldaten in einer US-Cloud unterliegt den strengen Regeln des Drittlandtransfers nach Art. 44 ff. DSGVO. Der aktuelle rechtliche Rahmen dafür – das EU-US Data Privacy Framework – steht durch Entwicklungen in den USA und angekündigte rechtliche Schritte europäischer Datenschützer zunehmend infrage. Unternehmen, die sich allein auf diesen Mechanismus verlassen, tragen ein Compliance-Risiko, das sich kurzfristig ändern kann.
BAHE SmartWork verknüpft DocuWare Cloud mit Workday und unterstützt Sie bei der Umsetzung sicherer und DSGVO – konformer HR-Dokumentenverwaltung
Bahe SmartWork Workday DocuWare für HR: die Workday API, die eine rechtskonforme Archivierung aller HR – Dokumente ermöglicht
Workday hat sich als eine der führenden Cloud-Plattformen für das Personalmanagement etabliert – doch gerade im deutschen und europäischen HR-Kontext stößt die reine SaaS-Lösung an rechtliche Grenzen. Personalakten enthalten regelmäßig besonders schützenswerte Daten: Gesundheitsinformationen, Bankverbindungen, Steuermerkmale, mitunter auch Angaben zu Religionszugehörigkeit oder Gewerkschaftsmitgliedschaft. Für diese Daten gelten nach DSGVO und BDSG strenge Vorgaben zu Aufbewahrung, revisionssicherer Archivierung und Löschung – Vorgaben, die eine reine Prozess- und HR-Plattform wie Workday nicht in vollem Umfang abbildet.
Die Workday DocuWare Schnittstelle von Bahe SmartWork unterstützt Unternehmen dabei, Personaldaten, Mitarbeitererlebnisse, Personalplanung und HR-Prozesse auf einer modernen Plattform zu bündeln. Wir ergänzen diese Stärken mit den dokumentenzentrierte Prozessen in der DocuWare Cloud – von Abrechnungen, Verträgen bis zu Nachweisen, Bescheinigungen und HR-Service-Dokumenten. Alles DSGVO – konform.
DSGVO- und GoBD-konformes HR Archiv
Mit sauberem Rollen- und Berechtigungskonzept, Aufbewahrungsfristen und kontrollierten Zugriffen entsteht ein HR Archiv, das Datenschutz und tägliche Arbeit miteinander verbindet.
DocuWare Cloud als Dokumenten Management
Personaldokumente werden strukturiert in der Cloud abgelegt, gesucht, versioniert und in Workday eingebunden.
Workday DocuWare-Schnittstelle
Workday-nahe HR-Kontexte werden mit Dokumenten, Akten im DMS verbunden – praxisnah, nachvollziehbar und erweiterbar.
BAHE -Ihr Lösungs-partner
BAHE SmartWork gestaltet die Konzeption, entwickelt die Schnittstellen, implementiert, testet und pflegt Ihre Workday DocuWare Integration.
Vereinfachter Prozess
Workday: DocuWare als Repository
Die Schnittstelle verbindet HR-Stammdaten, Dokumente und sichere Ablageprozesse. DocuWare Cloud wird zum dokumentenführenden HR Archiv, während Workday die führende HR-Plattform für Menschen, Prozesse und Entscheidungen bleibt.
Workday
HR-Daten, Mitarbeiterprofile, Rollen und Prozesskontexte
- Archivierung – Revisionssicher & strukturiert
- Dokumentenlogik – Akten, Suche und Versionierung
- HR Workflows – Prüfung, Freigabe und Services
- Monitoring – Nachvollziehbarkeit und Governance
DocuWare Cloud
Digitale Personalakten, Suche, Versionierung und sichere Ablage
Geschützter und sicherer Dokumentenzugriff für die Personalabteilung – von Überall
Leistungsbausteine
Bausteine der Workday DocuWare API
- Verknüpfung von Workday mit DocuWare Cloud Archiven.
- DSGVO- und GoBD-konformes HR Archiv mit Rollen, Berechtigungen und Ablagelogik.
- Digitale Personalakten: Verträge, Abrechnungen, Nachweise, Bescheinigungen und weitere HR-Dokumente.
- Dokumentenbasierte Workflows für HR Services, Prüfung und Freigabe.
- Strukturierte Suche, Indexierung und sehr schnelle Dokumentenverfügbarkeit.
- Einführung, Tests, Schulung und laufende Optimierung durch BAHE SmartWork.
Workday: Compliance in Human Ressources mit DocuWare
Workday stark im HR – DocuWare stark im Dokument
Workday ist eine moderne HR-Plattform unter anderem für Personalmanagement, Mitarbeitererfahrung, Analysen und flexible HR-Prozesse. DocuWare Cloud ergänzt diese Umgebung um sichere, strukturierte und nachvollziehbare Dokumentenprozesse. BAHE SmartWork bringt beide Welten zusammen.
- HR-Dokumente zentral und sicher verfügbar machen.
- Compliance- und Datenschutzanforderungen besser operationalisieren.
- HR Services, Onboarding und Mitarbeiterkommunikation beschleunigen.
- Workday-nahe Prozesse um dokumentenführende Abläufe erweitern.
Geeignet für
Für HR-Organisationen mit hohen Anforderungen an Datenschutz und Skalierbarkeit
Die BAHE SmartWork Lösung wird so konzipiert, dass sie HR-Fachprozesse, IT-Sicherheit und Datenschutzanforderungen zusammenführt. Im Mittelpunkt steht ein belastbares Workday Dokumentenmanagement mit DocuWare Cloud.
DSGVO- und GoBD-konforme Ablage
Aufbewahrung, Zugriff, Löschkonzepte und Rollen werden gemeinsam mit den fachlichen Anforderungen geplant.
Digitale Personalakte
Verträge, Bescheinigungen, Nachweise und HR-Dokumente werden strukturiert und schnell auffindbar abgelegt.
Cloud-DMS für HR
DocuWare Cloud stellt die Dokumentenbasis für skalierbare HR-Prozesse bereit.
Workday-Kontext
HR-Daten und Prozesskontexte können mit Dokumentenlogik und DMS-Abläufen verbunden werden.
HR Workflows
Prüfungen, Freigaben und HR-Service-Prozesse lassen sich dokumentenbasiert strukturieren.
Transparenz
Monitoring, klare Ablagelogik und nachvollziehbare Workflows unterstützen Governance und Prozessqualität.
Die Umsetzung
Von der HR-Dokumentenstrategie bis zur produktiven Schnittstelle
BAHE SmartWork verbindet technische Umsetzung mit HR-Prozessverständnis. Gemeinsam werden Dokumenttypen, Workday-Kontexte, Rollen, Berechtigungen, Ablageorte, Suchlogiken und Workflows definiert. Daraus entsteht eine Lösung, die Fachbereich, IT und Compliance gleichermaßen unterstützt.
HR-Analyse
Dokumentarten, Prozesskontexte, Rollen, Datenschutzanforderungen und Workday-Anknüpfungspunkte werden aufgenommen.
Archiv- und Schnittstellenkonzept
DocuWare Cloud, HR Archiv, Indexierung, Suche, Berechtigungen und Übergaben werden fachlich und technisch geplant.
Umsetzung und Optimierung
Die Workday DocuWare-Verknüpfung wird implementiert, getestet, eingeführt und auf Basis realer HR-Abläufe weiter optimiert.
Rechtssicherheit
Rechtssicherheit im HR-Dokumentenmanagement
Die Kombination aus Workday und DocuWare Cloud ermöglicht eine strukturierte Umsetzung zentraler Compliance-Anforderungen. BAHE SmartWork berücksichtigt dabei sowohl rechtliche als auch organisatorische Aspekte für eine revisionssichere und auditfähige Lösung.
DSGVO-konforme Verarbeitung
Personaldaten werden unter Berücksichtigung von Datenschutzprinzipien wie Zweckbindung, Zugriffskontrolle und Nachvollziehbarkeit verarbeitet.
GoBD-konforme Archivierung
Dokumente werden revisionssicher archiviert – inklusive Versionierung, Protokollierung und Unveränderbarkeit.
Aufbewahrungsfristen
Automatisierte Fristensteuerung sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben im HR-Umfeld.
Löschkonzepte
Definierte Löschregeln gewährleisten die datenschutzkonforme Entfernung sensibler Informationen.
Audit & Nachvollziehbarkeit
Alle Dokumentenaktionen sind transparent protokolliert und für Audits jederzeit verfügbar.
Berechtigungskonzepte
Feingranulare Rollen- und Zugriffskonzepte schützen sensible HR-Daten zuverlässig.
Beratung
Machen Sie Ihre Workday-HR-Prozesse DSGVO-konform und rechtssicher
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre HR-Dokumente in Workday mithilfe der DocuWare Cloud zu einer DSGVO-konformen Gesamtlösung verbinden. Gemeinsam analysieren wir Ihre bestehenden HR-Prozesse und entwickeln ein Konzept für eine sichere digitale Dokumentenverwaltung mit strukturierten Personalakten, rechtskonformer Archivierung, klaren Berechtigungskonzepten und effizienten Workflows – passgenau für Ihre Anforderungen.
BAHE SmartWork GmbH
BAHE SmartWork unterstützt Unternehmen dabei, Dokumentenmanagement, Workflow und angrenzende Systeme sinnvoll miteinander zu verbinden.
+49 (0)89 99 24 94 206
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