Digitale Rechnungsverarbeitung
bis zu 90% weniger Aufwand
bei der Rechnungserfassung und -verarbeitung durch unsere digitale Rechnungsverarbeitung
Ab dem 1. Januar 2025 müssen grundsätzlich alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer) in der Lage sein, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format (E-Rechnungen) zu empfangen. Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 ebenfalls für alle Unternehmen zur Pflicht, allerdings wird es Übergangsregelungen geben. Bahe SmartWork bietet Ihnen den kostengünstigen Einstieg in die Verarbeitung von X-Rechnung und ZUGFeRD. Jetzt unverbindlich beraten lassen!
Die Verarbeitung der Kreditoren-Rechnungen ist immer noch ein aufwändiger Prozess. Mit unseren Lösungen sparen Sie bis zu 90 % des Arbeitsaufwands bei Ihrer Rechnungsverarbeitung! Wir realisieren die Abbildung Ihres Rechnungsworkflows im Dokumentenmanagement.
Die Vorteile digitaler Rechnungsverarbeitung:
- automatisierte Erfassung der Rechnungsdaten, dadurch bis zu 90% Zeitersparnis
- Rechnungsfelder können als Tabellen ausgelesen und exportiert werden
- Automatisierte Übernahme der Kreditorendaten (Konto, Zahlungsbedingungen, Steuerschlüssel etc.) spart Zeit
- Vermeiden Sie Skontoverluste durch automatisierte Terminüberwachung
- Optional: nutzen Sie Freigabeworkflows mit Regeln, z. B. Limits, 4 – Augen Prinzip u.v.m.
- Buchungssatz aus DocuWare– mit der Erfassung der Rechnungsdaten bei Kreditoren vollautomatisch
- Splitbuchungen: Positionsweise Freigabe auch auf verschiedenen Kostenstellen / Kostenträgen möglich.
- Budgets können bei der Freigabe im Blick behalten und bei der Freigabe aktualisiert werden
- Übergeben Sie die Buchungs- und Zahlungsvorschläge an DATEV, Diamant oder SAGE und andere Systeme
- Bahe SmartWork bietet Ihnen die digitale Verarbeitung Ihrer Rechnungen auch als Best-Practise Lösung an – ohne teueren Implementierungsaufwand!
Halten Sie Ihre Daten auf dem neuesten Stand
Synchronisieren Sie die Rechnungsdaten mit den digitalen Kunden-, Auftrags- oder Projektakten um relevante Informationen an jeder Stelle von Prozessen und Dokumenten nahtlos bereitzustellen
Synchronisieren Sie die Eingangsrechnung mit der dazugehörigen Bestellung aus Ihrem ERP und nutzen Sie die daraus resultierenden Vorteile
weitere Vorteile:
Unsere Rechnungsverarbeitung ist lernfähig. Dadurch lassen sich die Eingangsrechnungen automatisch auslesen.
Volle Transparenz bei allen Prozessen & Workflows durch eine lückenlose Versionierung & Bearbeitungs-Historie
Prüf- & Freigabeprotokolle für Rechnungen – auf Wunsch mit digitalen Bearbeitungsstempeln auf den Belegen.
Welche Lösung passt zu meinem Unternehmen?
Bahe SmartWork bietet Ihnen 3 Varianten, um bestmöglich auf Ihre Anforderungen eingehen zu Können
Ein Grundgerüst, individuell anpassbar auf Ihre Anforderungen
1) Bahe Best Practice Lösung
Vorteile: diese von uns entwickelte Lösung ist schnell und kostengünstig implementierbar. Dabei ist die Lösung flexibel, einfach zu bedienen und bringt Arbeitserleichterungen und spart Kosten – ab dem ersten Tag!
Die Rechnungserfassung erfolgt mit der KI – basierten DocuWare Technologie überwiegend automatisiert. Das Tool ist eine Bahe SmartWork Entwicklung und prüft Dubletten, Lieferanten und vieles mehr.
Die nach der Erfassung folgende Rechnungsfreigabe wird individuell konfiguriert und berücksichtigt Ihre Vorgaben. Die Ausgabe der Buchungsdaten (wenn gewünscht) sowie die Belegverlinkung / Belegübergabe erfolge standardisiert, z. B. über unser eigenentwickeltes DATEV Tool (für DATEV Rechnungswesen oder DATEV Unternehmen Online). Auch andere Schnittstellen sind verfügbar, z. B. SAGE oder Diamant.
2) Vorkonfigurierte Lösung durch DocuWare
Die vorkonfigurierte Lösung von DocuWare ist – im Gegensatz zur Bahe Best Practise Lösung – umfangreicher und ist dadurch paradoxerweise nicht so einfach zu individualisieren, kann allerdings bei passendem Anforderungsprofil nahezu ohne Implementierungsaufwand in Betrieb genommen werden. Gerne erläutern wir Ihnen die Unterschiede zwischen den Lösungen.
3) Die individuelle Implementierung
Bei komplexen Aufgabenstellungen wird die Rechnungsverarbeitung oft individuell implementiert, insbesondere bei Purchase – to – Pay Implementierungen, Budgetierungen und ähnlichen Anforderungen. Bahe SmartWork hat profunde kaufmännische und IT – Kenntnisse zur Lösung schwierigster Aufgabenstellungen – und dadurch auch höchst komplexe Projekte im Mittelstand realisiert. Gerne übernehmen wir für Sie auch die Integration von Drittanbieter-Software um den Austausch von Rechnungen und die Übergabe von Buchungsstapeln zwischen Ihrer Buchhaltungssoftware & DocuWare zu ermöglichen. So haben wir für Kunden in der Vergangenheit beispielsweise die Übergabe von Buchungsstapeln an die Programme Veda und Agenda ermöglichen.
Welche Vorteile bietet die Rechnungsverarbeitung mit DocuWare gegenüber herkömmlichen Lösungen?
DocuWare ist ein Dokumentenmanagement, in dem jegliche Daten und Dokumente zusammengeführt und auch wieder exportiert werden können – auch, wenn diese ursprünglich nicht in der Buchhaltung hinterlegt sind.
So haben Sie die Möglichkeit, die eingehenden Rechnungen z. B. mit den Bestellungen aus dem Warenwirtschaftssystem und den eingegangenen Lieferscheinen abzugleichen.
Sie können die Belege in jeder denkbaren Logik stets neu recherchieren und haben dabei nicht nur die Rechnungen, sondern auch die zu Grunde liegenden Verträge und Dokumente im Blick.
Rechnungsinhalte können ausgelesen und in Drittsysteme exportiert werden – dies funktioniert natürlich auf mit Lieferscheinen und anderen Dateien und Dokumenten. Tabellen können positionsweise ausgelesen und exportiert werden.
Die Individualisierungsmöglichkeiten vieler Rechnungslösungen sind oft nicht annähernd vergleichbar mit denen unserer Lösung: wir ermöglichen die Verknüpfung der Buchhaltungsdokumente mit allen relevanten Dateien und Dokumenten, gleich aus welchen Systemen diese stammen.
Bei Fragen, besuchen Sie gerne auch unsere FAQ Seite, wo wir bereits auf einige Fragen kurz eingehen.