FAQ – Digitales Dokumentenmanagement
FAQ bedeutet soviel wie häufig gestellte Fragen. Sie finden hier kurze und knackige Antworten auf die brennendsten Fragen unserer Interessenten und Kunden zum Thema digitales Dokumentenmanagement. Ziel ist es Ihnen bereits einen Überblick zu einigen „klassischen“ ersten Fragen zu bieten. Auf detailliertere Fragen und Details gehen wir mit Ihnen gerne in einem gemeinsamen ersten Gespräch ein.
FAQ
Dokumentenmanagementsysteme sind datenbankbasierende Softwarelösungen.
Grundlage eines jeden DMS sind ein oder mehrere Archive. In diesen werden nicht nur Schriftstücke, sondern Dateien aller Art (bei DocuWare ca. 400 verschieden Formate) und auch E-Mails gespeichert, organisiert und weiterverarbeitet.
DMS bedeutet Dokumentenmanagementsystem und ECM bedeutet Enterprise Content Management. Ein ECM kann noch etwas umfangreicher sein als ein DMS, aber grundsätzlich hat es eine gleiche bzw. ähnliche Bedeutung und wird umgangssprachlich auch synonym verwendet.
Ursprünglich haben DMS – Systeme wie DocuWare papierbasierende Archive ersetzt und damit massive Kosteneinsparungen ermöglicht. Mit den Möglichkeiten von DocuWare wird das Dokumentenmanagement als ein zentrales Element der Datenverarbeitung immer wichtiger. Workflows und Schnittstellen erlauben die Verknüpfung von Informationen und Aufgaben zwischen unabhängigen Systemen, wie z. B. ERPs und CRM. Durch diese Möglichkeiten ist das digitale Dokumentenmanagement gerade auch für kleinere und mittelständige Unternehmen interessant. Durch die einfache Integration und die kostengünstige Cloudvariante ist ein schneller Return – on – invest (ROI) gewährleistet.
Neben den klassischen Einsparpotentialen (Papierkosten, Archivkosten) vor allem mehr Produktivität, weniger Suchaufwand, Compliance und Sicherheit. Diese Kosten sind klassische Opportunitätskosten.
Die Kosten sind von verschiedenen Faktoren abhängig, wie z. B. Useranzahl oder die Komplexität der Integrationen.
DocuWare ist Pionier der cloudbasierten DMS-Systeme und bietet ein sehr einfaches Lizenzmodell an.
Selbstverständlich gibt es DocuWare aber auch als modulare serverbasierte Lösung (on-prem)
Die Kosten sind abhängig von folgenden Faktoren:
Wird das System in der Cloud betrieben (SaaS – Software as a Service), entfallen teure Lizenzkosten – somit ist DocuWare speziell für KMUs mit kleinerem IT – Budget hervorragend geeignet. Darüber hinaus sind die Kosten für Backup, Update- und Upgrade sowie Firewall bereits enthalten.
Die Kosten für ein Cloud – System sind lediglich abhängig von der Useranzahl und dem Speicherbedarf.
Zur Reduzierung der Implementierungskosten bietet Bahe Smartwork eine stetig wachsende Anzahl von Best – Practise Lösungen an.
Alternativ als serverbasierendes System hängen die Kosten von den erforderlichen Modulen und der Anzahl der User ab.
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Nein, und das ist auch gar nicht das Ziel eines DMS. Ganz im Gegenteil! Ihre Mitarbeiter haben wieder mehr Zeit für wichtigere Tätigkeiten und sind weniger gestresst und machen dadurch weniger Fehler in Ihren eigentlichen Tätigkeiten.
Herkömmliche Verzeichnissysteme sind meistens ordnerbasierend und haben folgende Nachteile:
Dokumente sind nach der Ablage nur dann auffindbar, wenn der Suchende weiß, in welchem Ordner das Dokument abgelegt ist.
Die Inhalte der Dokumente und Dateien sind nicht durchsuchbar (z. B. nach Artikelnummern, Fachbegriffen)
Die Dokumente können gelöscht oder verändert werden, ohne dass dies nachvollziehbar ist (Stichwort: Compliance). In DocuWare sind Änderungen nachvollziehbar, die Ursprungsdokumente bleiben erhalten.
Löschungen können nicht automatisiert werden (Compliance, Aufbewahrungsfristen). Im Dokumentenmanagement lassen sich diese Vorgänge nach Ihren Vorgaben automatisieren.
Dokumente an unterschiedliche Ablageorten können nicht ohne weiteres gefunden und zusammengestellt werden (Stichwort: Datensilos)
Zusammengefasst:
Bahe SmartWork bietet mit DocuWare die Lösung für alle oben genannten Probleme – und noch viel mehr: Hier finden Sie einen Teil unserer Lösungen.
In diesem Punkt trennt sich die Spreu vom Weizen.
Die verschiedenen DMS am Markt bieten unterschiedliche Leistungsmerkmale: Angefangen von reinen Archivlösungen bis hin zu Verarbeitung von komplexen Workflows. DocuWare kann als ein marktführender Anbieter selbstverständlich hochkomplexe Anforderungen abbilden bei gleichzeitig sehr guter Anwenderfreundlichkeit in der Bedienung.
Viele Prozesse finden auch im Hintergrund statt, so dass die Nutzer eine echte Erleichterung im Arbeitsalltag erfahren.
DocuWare ermöglicht:
Verteilung und Überwachung von Aufgaben (z. B. Rechnungsprüfungen, Rechnungsfreigaben, Fristen, etc.)
Automatische Erkennung und Verarbeitung der Inhalte von Dokumenten, beispielsweise Auslesen von Tabellen, Rechnungsdaten mit Hilfe von KI
Export und Austausch von Daten (bspw. Power BI, DATEV, SAP, Make.com oder ERP-Systeme)
Erstellung und Export von Buchungsdaten oder Zahlungsdaten
Erstellung von Dokumenten über Webformulare (z. B. Urlaubsanträge, Einkaufsanforderungen) – und vieles mehr: Lösungen.