DocuWare DATEV Schnittstelle für DATEV
DocuWare DATEV Schnittstelle: Unternehmen online und DATEV Rechnungswesen mit DocuWare verbinden
Mit BAHE DATEV Connect automatisieren Sie den digitalen Belegaustausch zwischen DocuWare, DATEV Unternehmen online und DATEV Rechnungswesen – inklusive Belegbild, Metadaten, Buchungsvorschlägen und Kontierungen.
Automatisieren
Rechnungen automatisiert verarbeiten. Rechungsdaten übernehmen und prüfen.
Prüfen
Pflichtdaten validieren, Kreditoren prüfen, Beträge und Bestellungen
Freigeben
Nach Freigabe Buchungsstapel und vollständige Kontierungen automatisiert übertragen.
BAHE DATEV CONNECT Funktionen
- Belege erfassen: Eingangsrechnungen und Dokumente werden in DocuWare archiviert und automatisch indexiert.
- Rechnungsprüfung und Freigabe: Belege durchlaufen einen regelbasierten Freigabeprozess – auf Wunsch mit Bestellverknüpfung, Lieferdokumenten und weiteren Verknüpfungen.
- Freigabelimits, 4 – oder 6 Augenprinzip nach Ihren Regeln und Vorgaben
- automatische Erstellung von Metadaten, Buchungsvorschlägen unf Kontierungen
- DATEV Übergabe: Die Daten werden strukturiert an DATEV Unternehmen online oder DATEV Rechnungswesen übertragen.
DATEV Belegfreigabe vs. BAHE DocuWare DATEV Schnittstelle im Vergleich:
| Merkmal | DATEV Belegfreigabe | DocuWare DATEV Schnittstelle * |
|---|---|---|
| Art des Systems: | Cloud Modul im Unternehmen online, kein DMS | Vollwertiges DMS, Cloud oder on-premises |
| Verarbeitung eingehender e-Rechnungen, XML, ZUGFeRD inkl. Validierung nach EN 16931 | ja | ja |
| Freigaben | 1 stufig (Standard), mehrstufig (comfort) | frei definierbar, inkl. automatischer Freigabe nach Bestellabgleich oder anderen Regeln |
| Vertretungsregeln | nur comfort | über Rechte / Rollenkonzept, Urlaubseintrag |
| Automatische Zuweisung | nach Rechnungsart, Betrag | Regelbasiert, Kreditor, Betrag, Kostenstelle, Konto, Projekt |
| Eskalationen | nein | Fristen, Beträge, Nichtbearbeitung, Fehler in Rechnungsvalidierung u. v. m. |
| Rückfragen | nicht dokumentiert | Ja. Rückfragen jederzeit möglich. Der Bearbeitungsstand ist immer transparent. |
| Positionserfassung mit Abgleich und Export | nein | ja, auch Abgleich mit ERP Systemen möglich |
| Dublettenprüfung | Beim Upload | Innerhalb des Workflows |
| automatischer Lieferschein / Wareneingangsabgleich | nein | ja |
| Verknüpfung zu Bestellungen, Verträgen | nein | ja |
| Verknüpfungen zu Projektakten | nein | ja |
| technische Validierung ausgehender Rechnungen nach EN 16931 | optional | ja |
| frei konfigurierbare Integratin in Drittsysteme: ERP, CRM, Office | sehr eingeschränkt | ja – siehe Bahe Schnittstellen (Link) |
Automatisiert statt manuell
Ihr Mehrwert gegenüber einfachen Freigabelösungen:
Mit unserer DocuWare DATEV Schnittstelle entscheiden Sie sich für eine flexible, ausbaufähige Lösung – weit über die einfache Rechnungsverarbeitung hinaus!
Der Mehrwert gegenüber einfacher Rechnungsverarbeitung:
Komplexe Freigabe Szenarien nach Ihren Vorgaben möglich
Direkte Belegprüfung im System – Bestellungen, Verträge, Lieferdokumente auf einen Blick
Eskalationsregeln mit Benachrichtigung der zuständigen Personen oder Rollen
automatisch Verknüpfung mit Bestellungen – auf Wunsch mit Positionsabgleich
Auf Wunsch vollständige Purchase – to – Pay Lösung
Integration in ERP, CRM, Office – Anwendungen
Validierung – technische Validierung von e-Rechnungen nach EN 16931
Unsere Schnittstelle im Standard:
- Digitale Eingangsrechnungs-verarbeitung mit DocuWare
- Automatischer Belegaustausch mit DATEV Unternehmen online
- Übergabe von Buchungsvorschlägen an die Steuerkanzlei
- Übermittlung vollständiger Kontierungen an DATEV Rechnungswesen
- Revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung im DMS
Funktionen
BAHE DATEV Connect und Rechnungsverarbeitung – der Mehrwert der DocuWare DATEV Schnittstelle
Nicht nur Rechnungen: Einfache, automatische Erfassung und Abgleich mit wichtigen Dokumenten
automatischer Abgleich mit Bestellungen, Lieferscheinen, Projektakten, Verträgen – auf Wunsch ist der vollständige Geschäftsfall verfügbar
Klare Berechtigungen und Regeln
Wir gestalten den Freigabeprozess nach Ihren Vorgaben: Einhaltung der Compliance und Regeln, 4 oder 6 – Augen Prinzip… absolut flexible Umsetzung garantiert
Kein Skontoverlust
mit unserer Rechnungslösung werden die Kreditorenrechnungen auf Einhaltung der Zahlungsfristen überwacht. Bei drohender Fristüberschreitungen eskaliert DocuWare die Aufgabe nach Ihren Wünschen, z. B. an Vorgesetzte, Vertretungen
Archivierung aller GoBD – relevanten Dokumente
alle relevanten Dokumente können GoBD-konform archiviert werden – nicht nur Rechnungen, sondern sämtliche steuerrelevanten Geschäftsdokumente, z. B. Lieferscheine, Bestellungen, Verträge etc.
Nachvollziehbare Prozesse
Sämtliche Entscheidungen und Freigaben werden nicht nur unveränderlich dokumentiert, sondern können auf Wunsch mit Stempeln auf einen Blick nachvollzogen werden.
Ausbaufähig und flexibel
Die DocuWare DATEV Schnittstelle und Rechnungsverarbeitung ist der ideale Ausgangspunkt für weitere Digitalisierungsprojekte: Vertragsmanagement, HR – Dokumente, QM – Prozesse, Postverarbeitung, Vertriebsdokumente, Projekte – Ihrer unternehmerischen Kreativität sind keine Grenzen gesetzt!
DATEV Unternehmen online
Belege aus DocuWare sicher an DUO übergeben
Die Schnittstelle bereitet Belege und Informationen aus DocuWare automatisch für DATEV Unternehmen online auf. So können Unternehmen und Steuerberater:innen schneller zusammenarbeiten, weil Belegbild und relevante Daten digital bereitstehen.
Belegbild · Indexdaten · Buchungsvorschläge · DATEV Belegtransfer
Typischer Ablauf
- Rechnung wird in DocuWare importiert oder gescannt.
- Prüfung, Freigabe und evtl. Kontierung erfolgen in DocuWare – auch automatisiert
- BAHE DATEV Connect erkennt den Übergabestatus.
- Belege und Daten werden für DATEV Unternehmen online bereitgestellt.
DATEV Rechnungswesen
Buchungs Übergabe Tool
Für DATEV Rechnungswesen können vollständige Kontierungen und Buchungsstapel übergeben werden.
Die Übergabe der Buchungsdaten erfolgt über unser eigenes Buchungstool:
- Übergabe strukturierter Buchungsinformationen an DATEV
- Kontrolle vor der Übergabe an DATEV
- Saubere Verknüpfung von Beleg und Buchungssatz
- Sammelübergabe statt Einzelbuchungen möglich
Voraussetzungen
Technische Basis der DocuWare DATEV Schnittstelle
Für den Einsatz werden je nach Szenario folgende Komponenten benötigt:
- DocuWare als angebundenes Dokumentenmanagement-System
- DATEV Unternehmen online und ein DATEV-Zugangsmedium, z. B. SmartLogin oder mIDentity
- DATEV Belegtransfer für die DUO-Übergabe
- Für DATEV Rechnungswesen: passende DATEVconnect-Lizenz bzw. DATEV-Freigabe
- Einrichtung und Prozessabstimmung durch Bahe SmartWork
Bahe SmartWork & DocuWare
Bahe: Ihr erfahrener DocuWare-Partner für DATEV-Anbindungen und mehr
Bahe SmartWork verbindet DMS-Kompetenz, Prozessberatung und Schnittstellen-Know-how. Die DATEV-Anbindung wird passend zu Ihren DocuWare-Archiven, Indexfeldern, Freigabeprozessen und Kontierungsregeln umgesetzt.
Nächster Schritt
DocuWare und DATEV nahtlos verbinden
Ob DATEV Unternehmen online, DATEV Rechnungswesen oder ein individueller Belegworkflow: Bahe SmartWork prüft Ihre Prozesse und richtet die passende Schnittstelle ein.
BAHE SmartWork GmbH
Edisonstr. 15, 85716 Unterschleißhe+49 89 99 24 94 2kontakt@bahesmartwork.de