Digitaler Posteingang · Brief & E-Mail
Postverarbeitung & digitaler Posteingang mit KI
Digitalisieren Sie Ihre Eingangspost – vom Scan über die Verteilung an interne und externe Abteilungen und Dienstleister bis zur Freigabe. Inklusive Archivierung im DMS, Übergabe an andere Systeme und einschließlich E-Mails.
Gerade im B2C-Bereich spielt Briefpost noch eine wichtige Rolle – und wird oft manuell gestapelt, zugeteilt und auf Papier verarbeitet. Das geht einfacher.
Keine manuellen Arbeiten
Kurze Erledigungszeiten
Hohe Kundenzufriedenheit
Schneller ROI
So funktioniert’s
Ihre Post – automatisch verarbeitet
Egal, auf welchem Weg Ihre Eingangspost ins Haus kommt – per Brief oder E-Mail: Dokumente werden automatisch erkannt, ausgelesen und weitergeleitet.
Sortierung
Briefe und E-Mails zentral erfassen
Einteilung
Dokumentart automatisch erkennen – auch mit KI
Verteilen
Nachvollziehbar und mit Aufgaben verknüpft
Bearbeiten
Mit Regeln, Aufgaben und Fristen
Archivieren
GoBD- und DSGVO-konform inkl. Löschung
Suchen
Nach Schlüsselwörtern und Merkmalen suchen
Ihre Vorteile
Sie erhalten noch Briefpost? Automatisierte Verarbeitung bei hohem Briefaufkommen – sparen Sie Zeit und Kosten!
Mit DocuWare realisiert Bahe SmartWork den Briefposteingang – KI – basierte Automatisierungen sparen Zeit und Kosten
KI liest mit
Auch unstrukturierte Dokumente werden per KI den passenden Prozessen zugeordnet und teil- oder vollautomatisch ausgelesen und indexiert.
Personal entlasten
Kein manuelles Scannen, Erfassen und Verarbeiten mehr – ideal z. B. für B2C-Unternehmen mit papierlastiger Kundenkommunikation.
automatische Zuordnung
Eingangspost wird passenden Dokumenten wie Auftrag, Lieferschein oder Vertrag zugeordnet – abteilungsübergreifend zugänglich und schnell durchsuchbar.
Compliance & Sicherheit
Auch strengste Compliance-Regeln einhalten: Zugriffskontrollen und Verschlüsselung statt verlorener oder gestohlener Papierdokumente.
Starke Workflows
Datenextraktion und Workflows – auch komplexe Anforderungen mit Regeln, Aufgaben und Fristen lassen sich umsetzen.
nahtlose integration
Anbindung an ERP-, CRM- und Buchhaltungssysteme wie DATEV.
Die Plattform
Digitale Postverarbeitung mit DocuWare
DocuWare bildet dokumentenbasierte Prozesse digital ab – egal ob Dokumente per Post, E-Mail, PDF oder online eingehen. Alles wird rechtskonform archiviert und ist leicht auffindbar.
- Erfassung von Daten und Inhalten aus verschiedensten Quellen
- Zugriff jederzeit und standortunabhängig im Browser – auch mobil, in der Cloud oder auf lokalen Servern
- Fast alle Geschäftsprozesse abbildbar, die heute auf Papier oder per Mail laufen: Rechnungsprüfung, Postverarbeitung, Dublettenprüfung, Erfassung und Übermittlung von Formularen
- Benachrichtigung zuständiger Mitarbeiter über offene Aufgaben
- Lückenlose Dokumentation aller Schritte, Aufgaben und Einträge an Dokumenten
Nächster Schritt
Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie.
Wir finden die passende Lösung für die digitale Postverarbeitung in Ihrem Unternehmen.
Noch Fragen? Viele Antworten finden Sie auf unserer FAQ-Seite.
Warum sollte ich bei rückläufigen Briefaufkommen (eingehend) noch in eine Postverarbeitungslösung investieren?
Der Aufwand entsteht nach dem Scannen:
Kundennummer suchen, Anliegen verstehen, Daten übertragen und an die richtige Stelle weiterleiten: hier spart Automatisierung Zeit und Kosten
Schnelle Zuordnung vermeidet Folgekontakte:
Wenn ein Anliegen früher beim richtigen Team landet, werden Rückfragen zum Bearbeitungsstand und wiederholte Kontakte zurückgehen
Sinkende Mengen senken Fixkosten nicht automatisch
Solange Personal, Vertretung und bestehende Systeme weiter benötigt werden, bleiben Kosten bestehen. Eine Investition lohnt sich, wenn tatsächlich Kapazität frei wird oder Altsysteme entfallen.
Einzelne Vorgänge haben einen hohen wirtschaftlichen Wert.
Bei Beschwerden, Kündigungen oder fristgebundenen Schreiben zählt neben den Verarbeitungskosten auch, wie zuverlässig und schnell sie erkannt werden.