Sie verschwenden Zeit!

Sie verbringen Stunden mit dem Ordnen von Rechnungen, dem Archivieren von Verträgen oder der Suche nach verlegten Dokumenten? Manuelle Prozesse kosten Zeit, verursachen Fehler und bremsen Ihre Produktivität. Mit DocuWare, der führenden Plattform für intelligentes Dokumentenmanagement (DMS), digitalisieren und automatisieren Sie Ihre Abläufe – sicher, schnell und nahtlos integriert in Ihre bestehenden Systeme.

Warum DocuWare? Die Vorteile auf einen Blick

✅ Zeitersparnis bis zu 70 %: Automatisierte Erfassung, Klassifizierung und Weiterleitung von Dokumenten.
✅ Fehlerfreie Prozesse: KI-gestützte Datenextraktion und Prüfung von Rechnungen, Verträgen & Co.
✅ Globale Verfügbarkeit: Zugriff auf Dokumente von überall – ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs.
✅ Sicherheit nach höchsten Standards: DSGVO-konform, verschlüsselte Cloud und revisionssichere Archivierung.
✅ Skalierbar für jede Branche: Ob KMU, Konzern oder öffentliche Einrichtung – DocuWare wächst mit Ihnen.

So revolutioniert DocuWare Ihr Dokumentenmanagement

1. Dokumentenerfassung in Sekunden

Automatisches Scannen & Indexieren: Ob Papierdokumente, E-Mails oder PDFs – DocuWare erkennt Typ, Inhalt und Metadaten.

KI-Powered by Natif.ai: Selbst handschriftliche Notizen, Tabellen oder mehrsprachige Texte werden präzise erfasst.

2. Intelligente Workflows

Regelbasierte Automatisierung: Dokumente werden automatisch an zuständige Abteilungen oder Genehmiger weitergeleitet.

Integration in Ihre Tools: Nahtlose Anbindung an SAP, Microsoft 365, Salesforce und mehr.

3. Schneller Zugriff, immer und überall

Mobile App: Verträge unterwegs freigeben, Rechnungen vom Tablet prüfen oder Dokumente per Smartphone teilen.

Volltextsuche: Finden Sie jedes Dokument in Sekunden – ohne Ordner-Chaos.

4. Sicherheit, die überzeugt

Verschlüsselung nach Militärstandard: Schutz vor Datenlecks und Cyberangriffen.

Granulare Berechtigungen: Legen Sie genau fest, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf.

Für wen ist DocuWare die richtige Lösung?

Unternehmen jeder Größe: Vom Start-up bis zum Global Player.
Branchenübergreifend:
- Finanzwesen: Automatisierte Rechnungsprüfung und digitale Archivierung.
- Gesundheitswesen: Sichere Patientenakten und schneller Datenaustausch.
- Produktion: Digitale Arbeitsanweisungen und Lieferantenkommunikation.
- Öffentliche Verwaltung: Bürgeranträge digital bearbeiten und transparent verwalten.

Kundenstimmen: Das sagen DocuWare-Nutzer

„Seit der Umstellung auf DocuWare sparen wir pro Monat über 200 Arbeitsstunden in der Buchhaltung. Die Fehlerquote ist nahezu null!“

Markus Schneider CFO eines mittelständischen Logistikunternehmens

„Die mobile Nutzung hat unsere Teamarbeit revolutioniert – selbst komplexe Genehmigungsprozesse laufen jetzt reibungslos.“

Lena Bauer Projektleiterin in einer Ingenieursfirma

Starten Sie jetzt in die papierlose Zukunft

3 Schritte zu Ihrem digitalen Workflow:

Kostenlose Demo buchen: Lassen Sie sich in 30 Minuten live zeigen, wie DocuWare Ihre Prozesse optimiert.
Individuelle Konfiguration: Unsere Experten passen die Lösung an Ihre Anforderungen an – ohne IT-Aufwand.
Sofort durchstarten: Cloud-Bereitstellung in 24 Stunden, volle Kontrolle von Tag eins.

Angebot für Neukunden: 30 Tage kostenlos testen!

✔️ Volle Funktionalität der Cloud-Version
✔️ Persönlicher Support während der Testphase
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FAQ – Häufige Fragen

Ist DocuWare DSGVO-konform?
Ja, alle Daten werden in ISO-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert und verschlüsselt.

Kann ich DocuWare mit meiner bestehenden Software verbinden?
Absolut! DocuWare bietet Schnittstellenmöglichkeiten für über 100 Systeme – von DATEV bis SAP.

Brauche ich IT-Kenntnisse für die Einrichtung?
Nein. Unsere Experten übernehmen die Implementierung, Sie profitieren sofort.

Was ist “Digitales Dokumentenmanagement”?

Dokumentenmanagementsysteme sind datenbankbasierende Softwarelösungen.
Grundlage eines jeden DMS sind ein oder mehrere Archive. In diesen werden nicht nur Schriftstücke, sondern Dateien aller Art (bei DocuWare ca. 400 verschieden Formate) und auch E-Mails gespeichert, organisiert und weiterverarbeitet.

Was heißt DMS oder ECM?

DMS bedeutet Dokumentenmanagementsystem und ECM bedeutet Enterprise Content Management. Ein ECM kann noch etwas umfangreicher sein als ein DMS, aber grundsätzlich hat es eine gleiche bzw. ähnliche Bedeutung und wird umgangssprachlich auch synonym verwendet.

Wer benötigt ein DMS?

Ursprünglich haben DMS – Systeme wie DocuWare papierbasierende Archive ersetzt und damit massive Kosteneinsparungen ermöglicht. Mit den Möglichkeiten von DocuWare wird das Dokumentenmanagement als ein zentrales Element der Datenverarbeitung immer wichtiger. Workflows und Schnittstellen erlauben die Verknüpfung von Informationen und Aufgaben zwischen unabhängigen Systemen, wie z. B. ERPs und CRM. Durch diese Möglichkeiten ist das digitale Dokumentenmanagement gerade auch für kleinere und mittelständige Unternehmen interessant. Durch die einfache Integration und die kostengünstige Cloudvariante ist ein schneller Return – on – invest (ROI) gewährleistet.

Welche Vorteile bietet ein DMS ?

Neben den klassischen Einsparpotentialen (Papierkosten, Archivkosten) vor allem mehr Produktivität, weniger Suchaufwand, Compliance und Sicherheit. Diese Kosten sind klassische Opportunitätskosten.

Was kostet ein DMS?

Die Kosten sind von verschiedenen Faktoren abhängig, wie z. B. Useranzahl oder die Komplexität der Integrationen.

DocuWare ist Pionier der cloudbasierten DMS-Systeme und bietet ein sehr einfaches Lizenzmodell an.
Selbstverständlich gibt es DocuWare aber auch als modulare serverbasierte Lösung (on-prem)

Die Kosten sind abhängig von folgenden Faktoren:
Wird das System in der Cloud betrieben (SaaS – Software as a Service), entfallen teure Lizenzkosten – somit ist DocuWare speziell für KMUs mit kleinerem IT – Budget hervorragend geeignet. Darüber hinaus sind die Kosten für Backup, Update- und Upgrade sowie Firewall bereits enthalten.
Die Kosten für ein Cloud – System sind lediglich abhängig von der Useranzahl und dem Speicherbedarf.

Zur Reduzierung der Implementierungskosten bietet Bahe Smartwork eine stetig wachsende Anzahl von Best – Practise Lösungen an.
Alternativ als serverbasierendes System hängen die Kosten von den erforderlichen Modulen und der Anzahl der User ab.
Gerne informieren wir Sie über die Konditionen – lassen Sie sich von den günstigen Möglichkeiten überzeugen
Hier unverbindlich anfragen

Welche Schnittstellen gibt es? Kann ich DocuWare mit meiner bestehenden Software verbinden?

Bahe SmartWork bietet Schnittstellen zu fast jedem anderen System an, neben vielen Standardschnittstellen (z. B. DATEV) auch zu speziellen Branchenlösungen. Bitte sprechen Sie uns an!

Brauche ich IT-Kenntnisse für die Einrichtung?

Nein. Unsere Experten übernehmen die Implementierung, Sie profitieren sofort.

Ersetzt ein DMS Mitarbeiter?

Nein, und das ist auch gar nicht das Ziel eines DMS. Ganz im Gegenteil! Ihre Mitarbeiter haben wieder mehr Zeit für wichtigere Tätigkeiten und sind weniger gestresst und machen dadurch weniger Fehler in Ihren eigentlichen Tätigkeiten.

Wodurch unterscheidet sich das Dokumentenmanagement (DMS) vom herkömmlichen Ablagesystem?

Herkömmliche Verzeichnissysteme sind meistens ordnerbasierend und haben folgende Nachteile:
Dokumente sind nach der Ablage nur dann auffindbar, wenn der Suchende weiß, in welchem Ordner das Dokument abgelegt ist.

Die Inhalte der Dokumente und Dateien sind nicht durchsuchbar (z. B. nach Artikelnummern, Fachbegriffen)
Die Dokumente können gelöscht oder verändert werden, ohne dass dies nachvollziehbar ist (Stichwort: Compliance). In DocuWare sind Änderungen nachvollziehbar, die Ursprungsdokumente bleiben erhalten.

Löschungen können nicht automatisiert werden (Compliance, Aufbewahrungsfristen). Im Dokumentenmanagement lassen sich diese Vorgänge nach Ihren Vorgaben automatisieren.
Dokumente an unterschiedliche Ablageorten können nicht ohne weiteres gefunden und zusammengestellt werden (Stichwort: Datensilos)

Zusammengefasst:
Bahe SmartWork bietet mit DocuWare die Lösung für alle oben genannten Probleme – und noch viel mehr: Hier finden Sie einen Teil unserer Lösungen.

Welche Verarbeitungsmöglichkeiten für Dateien gibt es?

In diesem Punkt trennt sich die Spreu vom Weizen.
Die verschiedenen DMS am Markt bieten unterschiedliche Leistungsmerkmale: Angefangen von reinen Archivlösungen bis hin zu Verarbeitung von komplexen Workflows. DocuWare kann als ein marktführender Anbieter selbstverständlich hochkomplexe Anforderungen abbilden bei gleichzeitig sehr guter Anwenderfreundlichkeit in der Bedienung.
Viele Prozesse finden auch im Hintergrund statt, so dass die Nutzer eine echte Erleichterung im Arbeitsalltag erfahren.

DocuWare ermöglicht:
Verteilung und Überwachung von Aufgaben (z. B. Rechnungsprüfungen, Rechnungsfreigaben, Fristen, etc.)
Automatische Erkennung und Verarbeitung der Inhalte von Dokumenten, beispielsweise Auslesen von Tabellen, Rechnungsdaten mit Hilfe von KI
Export und Austausch von Daten (bspw. Power BI, DATEV, SAP, Make.com oder ERP-Systeme)
Erstellung und Export von Buchungsdaten oder Zahlungsdaten
Erstellung von Dokumenten über Webformulare (z. B. Urlaubsanträge, Einkaufsanforderungen) – und vieles mehr: Lösungen.

Kontaktieren Sie uns noch heute – und machen Sie Schluss mit ineffizientem Dokumentenmanagement!

Jörg Raabe

Ihr Ansprechpartner

Geht nicht gibt´s (fast) nicht – es muss einfach zu bedienen sein. Fragen, zuhören und verstehen – unter diesem Motto setzt Jörg Raabe seit vielen Jahren Digitalisierungsprojekte im Mittelstand um. Jörg Raabe berät Sie gerne rund um das Thema Dokumentenmanagement und zeigt Ihnen mögliche potentiale für Ihr Unternhemen.