Document Lifecycle Management
Durch die geltenden Rechtsnormen und Verordnungen werden klassische Papierarchive und Rechnerarchive oft zu einer juristischen Falle. Geltende Archivierungsfristen im Handelsrecht müssen genauso eingehalten werden wie die hohen Anforderungen der DSGVO an personenbezogene Daten. Beispielsweise personenbezogene Kundendaten und Kundendokumente, aber auch Personaldaten, Bewerbungen etc. unterliegen strengsten Vorschriften hinsichtlich Ablagesicherheit und Löschfristen.
Document Lifecycle Management by BaheSmartWork ermöglicht ihnen die automatisierte Erstellung von Löschvorschlägen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen beispielsweise für Handelsbriefe. Eine vollständige Abbildung dieser Vorschriften lässt sich mit einem DMS von Bahe einfach, sicher und schnell umsetzen! Wir legen Ihnen das notwendige Werkzeug an die Hand, mit dem Sie Ihr Unternehmen entsprechend aller für Sie relevanten Vorschriften rund um das Thema Document Lifecycle Management in eine digitale Zukunft führen können.
Ihre Vorteile von Document Lifecycle Management:
- Sparen Sie Lagerflächen und Kosten der Entsorgung klassischer Papierakten
- Reduzieren Sie den Aufwand für eine manuelle Durchsicht Ihrer Akten auf null
- Vermeiden Sie Kostenrisiken durch potentielle Verstöße gegen die DSGVO oder GoBD (bis zu 4% des Jahresumsatzes für Strafzahlungen)
- Integration des DMS in andere Systeme ermöglich die korrekte Behandlung aller gespeicherten Dokumente bei sicherem Zugriff und nachvollziehbarem Zugriff durch alle Berechtigten.
Digitales Dokumenten-Lifecycle-Management mit DocuWare
Unternehmen sammeln täglich enorme Mengen an Dokumenten und Daten, die effizient verwaltet werden müssen. Ein digitales Dokumenten-Lifecycle-Management-System wie DocuWare kann Unternehmen dabei unterstützen, ihre Daten sicher und effizient zu verwalten.
DocuWare ist eine führende Plattform für digitale Dokumentenverwaltung und Workflow-Automatisierung. Die Lösung bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Dokumente sicher und effizient zu verwalten und gleichzeitig ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.
Mit DocuWare können Unternehmen ihre Papierdokumente einfach und schnell digitalisieren. Die Plattform bietet eine Vielzahl von Tools, mit denen Unternehmen ihre Dokumente sicher archivieren, indexieren und suchen können. Dokumente können einfach von jedem Gerät aus abgerufen werden, was Zeit und Kosten spart und eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht.
DocuWare bietet eine Vielzahl von Funktionen, die das Verwalten von Dokumenten einfacher und effizienter machen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
- Dokumentenerfassung: Dokumente können mithilfe von Scannern, Multifunktionsgeräten oder einfach durch Drag-and-Drop digital erfasst werden.
- Dokumentenspeicherung: Dokumente können sicher in der Cloud oder auf lokalen Servern gespeichert werden, um sicherzustellen, dass sie jederzeit verfügbar sind.
- Suche und Zugriff: Benutzer können Dokumente schnell und einfach suchen und auf sie zugreifen, unabhängig davon, ob sie sich in der Cloud oder auf lokalen Servern befinden.
- Dokumentenklassifikation: DocuWare kann Dokumente automatisch klassifizieren und ordnen, um die Suche nach Dokumenten zu vereinfachen.
- Dokumentenfreigabe: Dokumente können sicher freigegeben und mit anderen Benutzern geteilt werden, ohne dass eine physische Kopie erstellt werden muss.
- Versionierung: Änderungen an Dokumenten können verfolgt und jede Version eines Dokuments wird gespeichert, um eine sichere und nachvollziehbare Überwachung von Änderungen zu gewährleisten.
- Sicherheit: DocuWare bietet eine hohe Sicherheit für Dokumente, indem es Zugriffsberechtigungen und Passwortschutz bietet.
Das digitale Dokumenten-Lifecycle-Management mit DocuWare bietet Unternehmen viele Vorteile, darunter eine bessere Effizienz, eine höhere Datensicherheit und eine verbesserte Zusammenarbeit. Außerdem kann es helfen, Kosten zu reduzieren, indem Papierdokumente vermieden und stattdessen digitale Dokumente verwendet werden. Bahe Smartwork besitzt jahrelange Erfahrung bei der Implementierung von Digitalisierungs-Lösungen. Die Integration in bestehende Programme und IT-Systeme sowie die digitale Abbildung auch komplexer Workflows stellen für uns kein Hindernis dar.
Bahe SmartWork & DocuWare – ein zertifizierter Partner
Bahe SmartWork ist dieses Jahr erneut als DocuWare Platinum Partner ausgezeichnet worden. Bei einem Platinum Partner handelt es sich um den bei DocuWare höchstmöglichen Partnerstatus. Dieser Status zeugt von einem hohen Maß an Kompetenz und langjährig höchster Kundenzufriedenheit in Bezug auf Dienstleistungen und Supportleistungen. Mit Bahe SmartWork haben Sie bei der Implementierung eines DocuWare DMS in Ihrem Unternehmen einen starken Partner an Ihrer Seite!
Bei Fragen, besuchen Sie gerne auch unsere FAQ Seite, wo wir bereits auf einige Fragen kurz eingehen.